lock search attention facebook home linkedin twittter

03 Dec 2018

Gör digitalisering till en fråga för ledn­ingen

Thoughts

Digitaliseringen ställer idag krav som en traditionell IT-avdelning inte kan leva upp till. Samtidigt saknar dessutom många företagsledningar förståelse för hur IT ska styras för att bli affärsdrivande. Klyftan mellan ”verksamhet” och ”IT” riskerar att bli en självförstärkande loop som leder till att företaget blir omsprunget på marknaden. 

Genom åren har informationsteknikens möjligheter utvecklats från att kunna stödja affären till att kunna driva den. Detta har förändrat kraven på planering och styrning vilket bland annat innebär ett helt annat, men allt för sällan synligt, engagemang från affärsledningen. Ladda ner den här artikeln som pdf  

Många missar IT:s möjligheter

Digitalisering är inget nytt fenomen, det har pågått länge. Med internets uppkomst som vattendelare i utvecklingen är det nu uppenbart för de flesta företagsledare att IT platsar som en affärsdrivande dimension. Förståelsen bland ledare för vad som krävs av dem för att företag ska kunna kapitalisera på möjligheterna är dock förvånansvärt låg. I många fall tar man inte tag i möjligheter ur ett affärsdrivande perspektiv och styrmodellen fastnar gärna i gamla hjulspår med IT som affärsstödjande och styrbart främst på kostnad. Denna styrmodell fungerar dåligt för de sammanhangen där IT kan vara affärsdrivande.   

Det finns ofta en uppfattning i de ledande skikten att IT är dyrt och reagerar långsamt på nya önskemål, vilket antagligen minskar intresset för engagemang och tillit till IT:s förmåga. I dagens samhälle och konkurrensutsatta globala affärsklimat är detta ett stort problem. I denna artikel gör vi ett försök att förklara hur denna situation uppstått samt ger några förslag på hur den kan hanteras.

Fällan med föråldrade system 

Många företag, särskilt de allra största, lever idag med en systemportfölj som sattes i drift för mer är tio år sedan eller ännu längre tillbaka i tiden. De förutsättningar som gällde då har förändrats. Företagen verkar idag i en miljö där de alltmer måste vara en av flera spelare i sin branschs ekosystem. Samtidigt har dynamiken i samhället ökat, vilket innebär att företag måste agera snabbare än någonsin på förändringar som nya produkter, konkurrenter, sätt att nå kunden och leverera. Med andra ord – du kan bli utkonkurrerad snabbare än tidigare. Tidsfönstret att tjäna pengar på produkt- och tjänsteutveckling krymper och kommer troligen att fortsätta göra så.  

“Digitalisering är en teknisk möjlighet som kräver att beslutsfattare har förmågan och intresset att lägga sig i…”

Vad har då detta att göra med IT-avdelningen? IT har bidragit mest till denna utveckling och har varit verktyget för effektivisering och den accelererande globaliseringen. Utvecklingstakten har dock varit så uppdriven att systembyggare och företag inte hängt med eller hunnit reflektera över den ökade risken i det stora arvet av system byggda på nu föråldrade krav. De har blivit en bromskloss och föremål för företagsledningars irritation över kostnader och långa leveranstider. 

Kortsiktigt tänk, långsiktiga problem

När stora investeringar i MRP – eller senare ERP – gjordes under 80- och 90-talet kunde nog ingen förutse att den monolitiska hållningen till systembygge skulle bli en belastning. I många fall har det låst in företag i stor komplexa system som svårligen låter sig ersättas utan att det får mycket stora finansiella konsekvenser och affärsmässiga risker. Vad värre är så utgör de en bromskloss för IT-avdelningens möjligheter att snabbt erbjuda lösningar som kan understödja företagens konkurrenskraft. 

 Så vad görs för att lösa problemet? Den normala kuren är att minska IT-budgeten. Kortsiktigt blir det billigare, men ganska snart får detta följder som liknar dåligt underhåll av en industrilokal, dvs stora extra kostnader eller minskad produktion. Så, vad bör man göra för att långsiktigt hantera problemet? 

Det handlar i huvudsak om att hantera situationen från två håll: 
1. Säkerställ att företagsledningen har förmågan att styra digitala transformationer. 

Många företagsledningar saknar idag nödvändig kunskap om hur de ska driva IT så att dess resultat adderar till vinst. De som inte lyckas rätta till detta och framhärdar att IT enbart är en kostnad riskerar att tappa i lönsamhet. Varje ledningsgrupp behöver minst två personer som har rätt förståelse. Normalt ingår ej en CIO i ledningsgruppen och i de fall de gör det begränsas uppgiften ofta till kostnadskontroll och riskmitigering. En ledningsgrupp måste ha egen förmåga att ta verksamhetsdrivna beslut om investeringar i IT och ha en åsikt om lämpliga lösningsstrategier, precis som om det gällde köp av ett företag eller investeringen i en produktionsanläggning. Digitalisering är en teknisk möjlighet som kräver att beslutsfattare har förmågan och intresset att lägga sig i och styra tillämpningarna på ett sätt som stödjer företagets strategi. 

2. Säkerställ att IT, med kort reaktionstid, stödjer affärsmässiga behov. 

IT är ofta inte tillräckligt affärsmässiga vilket innebär att de inte lyckas etablera rätt dialog med verksamheten och dess ledning. Därtill sitter de fast i ett tekniskt arv som de delvis själva är orsak till. Det beror dock till stor del på att ingen för 10–15 år sedan kunde förutse hur utvecklingen skulle driva fram helt nya förutsättningar och krav. Problemet är att alltför många har varit för långsamma att reagera på förändrade förutsättningar. Monolitiskt systemtänkande har fått styra för mycket. Stora leverantörer av exempelvis ERP-lösningar har lyckats skapa en inlåsningseffekt. Att komma ur den här situationen är inte enkelt. Det måste göras stegvis där ”Monolitens” betydelse gradvis minskas. Parallellt behöver IT ta ett nytt grepp om sin tekniska strategi som möjliggör kort reaktionstid och snabb lansering av affärsdrivande lösningar.

Tre viktiga insikter om IT-styrning

I en förändrad omvärld där IT ofta är affärsdrivande behöver traditionell styrning av IT förändras för att snabbt kunna svara upp mot krav på nya affärsförmågor.  Sammanfattningsvis ser vi att styrning behöver anpassas, och att det initialt främst är tre områden som företag behöver förstå: 

 

1. Det monolitiska tänkandet är inte rätt längre  – Trots att digitalisering har pågått i decennier så skapar beslut som togs för 5–10 år sedan redan stora hinder för fortsatt IT-utveckling.  

2. Företagsledningar behöver öka sin förståelse för IT som affärsdrivande – I ytterst få ledningsgrupper är det acceptabelt att vara okunnig om exempelvis försäljning, inköp eller logistik – men att vara okunnig om IT är ofta desto mer accepterat.  

3. IT måste främst mätas på hur snabbt man kan möjliggöra och driva företagets affärsutveckling – Kostnaden för IT är ofta relativt lätt att mäta och företag lurar sig själva att detta är den parameter som betyder mest.  

Kontakta oss för strategisk rådgivning kring din digitaliseringsresa

Capacent erbjuder tjänster med fokus på affärsnyttan vid design och genomförande av digitala transformationer. Vi är en strategisk partner för våra kunder genom hela digitaliseringsresan.