lock search attention facebook home linkedin twittter

18 ágú 2016

Tími til að taka leikhlé…

Það er aðeins farið að kula. Þegar komið er út snemma morguns finnur maður þetta einstaka síðsumarloft sem fyllir mann orku og löngun til að takast á við daginn. Horfa bjartsýnn til komandi hausts með ósk um að næstu mánuðir verðir gjöfulir og gæfuríkir í leik og starfi. Fyrir stjórnendur er þessi tími kjörinn – og um leið afar skynsamlegur – til að leggja línur fyrir næstu misseri. Sumarfrí að klárast, allir að skila sér í hús, og því mikilvægt að áherslur næstu mánaða séu mótaðar og færðar í áform um aðgerðir.

Greinar

Mynd sem tekin er ofan á skrifborð, sést í kaffibolla, gleraugu, penna, síma og minnisbók

Það eru vissulega engin ný sannindi að það sé hollt og gott fyrir stjórnendur og annað starfsfólk fyrirtækja að ráða ráðum sínum um áherslur og hvað þurfi að gera næstu mánuði. Það er svo sem oft verið að því, í daglegum samskiptum og á föstum fundum. Það sem ég vil hins vegar undirstrika í þessu sambandi er tvennt; annars vegar hvað á að ræða, og hins vegar hvernig það er gert.

Hvað á að ræða?

Í fyrsta lagi er mikilvægt að fyrirtæki horfi ekki of þröngt á tilvist sína og stöðu, heldur velti fyrir sér á hreinskilinn hátt hvað gæti falist í áhugaverðri framatíðarsýn. Stjórnendur rótgróinna fyrirtækja hafa jafnvel tilhneigingu til að líta á stöðuna sem óbreytanlegan hlut. Allt hljóti að ganga sinn sama gang og starfsemin snúist bara um að sinna því sem alltaf hefur verið sinnt. En þar liggur hættan. Umhverfið er á sífelldri hreyfingu og margskonar kraftar geta þýtt ógnun eða tækifæri fyrir núverandi stöðu. Því er nauðsynlegt að skoða stefnu til framtíðar og þær áherslur sem fylgja á næstu misseri og ár. Ekki gleyma sér í hversdaglegum viðfangsefnum, heldur horfa heildrænt á stöðu og stefnu; hvað er að gerast á markaðnum? Er þörfin að breytast? Er hegðun viðskiptavina að breytast? Er samkeppnin meiri eða minni? Á hverju byggir samkeppnisforskotið? Hvaða tækninýjungar geta haft áhrif? Á að auka framboð vöru og þjónustu? Á að forgangsraða markhópum á annan hátt? Eru til staðar vannýttir markaðir? Allt spurningar sem núa að stóru myndinni; hlutverki, stefnu og framtíðarsýn. Markviss og skipulög umræða um þessar spurningar á ekki að eiga sér stað á fimm ára fresti undir yfirskrift „stefnumótunar“, heldur eiga allir stjórnendur að heimsækja þær sem lið í undirbúningi fyrir komandi „vertíð“, hver sem hún er.

Í öðru lagi þarf að skoða skipulag og stjórnun. Skipuritið, sem er verkfæri til að ná markmiðum og sýn fyrirtækisins á framtíðina. Af því starfsfólki sem hefur þar hlutverki að gegna. Þessi umræða þarf eðlilega að taka mið af þeirri niðurstöðu sem skoðun á stefnu skilaði. En þó svo að engar stórar breytingar eigi að gera á strategískum áherslum, þá þarf engu að síður að taka reglulega snúning á skipulagi; ef við værum að hefja störf í dag, myndi skipulagið líta eins út? Eru skyld verkefni flokkuð saman á rökréttan hátt? Eru hlutverk skýr? Er ábyrgð og vald vel skilgreint? Eru ferlar einfaldir og skilvirkir? Eru skipulögð samskipti að skila ávinningi? Er miðlun upplýsinga öflug? Eru fundir með skýran tilgang og virði? Er þörf á breytingum?

Í þriðja og síðasta lagi þarf að skoða liðsheildina. Teymið sem á að vinna innan skipulagsins í takti við skýra stefnu og framtíðarsýn; eru nauðsynleg vinnubrögð til staðar? Eru viðhorf í samhljómi við gildi fyrirtækis? Er þekking og hæfni fyrir hendi? Er liðið eitt lið? Er liðið hamingjusamt? Skilja allir stefnuna, eru sammála henni í hjarta sér, og vita hvað hún þýðir fyrir þeirra faglegu störf?

Seinni stóra spurningin snýr að verklaginu við að svara ofangreindum pælingum. Hér nægir ekki að taka einn fund í hádeginu þar sem málið er afgreitt. Það þyrlar bara upp ryki. Nauðsynlegt er að nálgast vinnuna með hið sígilda verkferli í huga; átta sig á stöðunni og lykilspurningum sem þarf að ræða, taka umræðu, fá innlegg sem flestra, taka ákvarðanir um það sem á að gera, og vinna að lokum áætlun um aðgerðir og breytingar sem fylgt er eftir af ábyrgð og festu.

Kjarni málsins er sá að nú síðsumars er góður tími fyrir stjórnendur til að „taka leikhlé“ og rýna á skipulagðan hátt í stóru myndina; stefnu og framtíðarsýn, skipulag og stjórnun, og þann mannauð sem á að hreyfa fyrirtækið í átt að fýsilegri framtíðarsýn.  

Greinin birtist í ViðskiptaMogganum 18. ágúst 2016