lock search attention facebook home linkedin twittter

15 júl 2014

Hvernig á að meta hugmyndir að breyttu skipu­lagi?

Reglulega heyrum við fréttir af breytingum á skipulagi fyrirtækja, stofnana og sveitarfélaga. Stundum vekja þær breytingar upp spurningar um markmið þeirra og ávinning, og getur þá sitt sýnst hverjum.

Greinar

Vörumerki Capacent

Oft vill umræðan verða yfirborðskennd og bjöguð enda er ekki alltaf einfalt fyrir áhorfanda að átta sig á þeim forsendum sem lagðar hafa verið til grundvallar skipulagsbreytingunum. Birtingarmynd breytinga á skipulagi sýnir oft aðeins mynd af skipuriti, en ekki þær ástæður sem breytingar eru byggðar á. Þær ástæður geta tengst skipulaginu sjálfu, en líka þeim einstaklingum sem innan skipulagsins starfa. Þó breytingar á skipulagi eigi fyrst og fremst að hugsast út frá ábyrgð, verkefnum og ferlum, þá spilar mannlegi þátturinn oftar en ekki inn í.

En hvernig eiga stjórnendur að meta hvort að hugmynd eða tillaga um breytt skipulag sé góð eða ekki? Að mínu mati þarf slíkt mat að byggja á þremur lykilspurningum.

Styður skipulagið við stefnuna? Í fyrsta lagi þarf að meta hvort að breytt skipulag sé að styðja betur við stefnu og framtíðarsýn en eldra skipulag gerði. Í ljósi þess hraða sem einkennir breytingar í umhverfinu er mikilvægt að fyrirtæki skoði reglulega stöðu sína og framtíðaráherslur, og þá getur orðið nauðsynlegt að stilla af skipulagið til að þjóna betur þeim niðurstöðum. Skipulagið er í eðli sínu verkfæri til að framfylgja stefnuáherslum. Hugmyndir um breytt skipulag þurfa að metast út frá því hvort þær styðji vel við hlutverk fyrirtækis, stofnunar eða sveitarfélags, og nái sem best fram þeim áherslum sem stefnumótun hefur skilað.

Varðveitir skipulagið styrkleikana? Í öðru lagi skiptir miklu máli að tillögur um breytt skipulag trufli ekki þann jákvæða takt eða styrk sem er til staðar í skipulagi og virkni þess. Stundum nefnt „björtu hliðarnar“ sem því miður vilja stundum gleymast í ákafanum við að styrkja það sem betur má fara. Það er vissulega svo að á hverjum tíma er margt vel gert, í skilvirkum farvegi og að skila góðri stöðu innan skipulags. Þegar að hreyft er við skipulagi þarf að meta hvort að þessir jákvæðu þættir verði óskýrir á einhvern hátt, riðlist í breytingunum, tapi ábyrgð eða ferlið rofni. Ef það er ekki brotið þarf ekki að laga það. Breytingum á skipulagi má stundum líkja við að toga í einn spotta í óróa sem veldur því að allur óróinn fer á hreyfingu. Gott að hafa í huga.

Tekur skipulagið á veikleikum? Þessi þriðja forsenda er sú sem oftast er meginástæða skipulagsbreytinga. Enn og aftur er það eðlilegt að hraði breytinga og nýjar aðferðir og leiðir við að vinna verkefni, leiði til þess að stjórnendur telji tækifæri vera til úrbóta í skipulagi. Lykilatriðið hér er vönduð greining á stöðunni. Hver er rót þess vanda sem er til staðar? Tengjast veikleikar á einhvern hátt ríkjandi skipulagi og virkni þess. Tillaga að breyttu skipulagi og lýsing á því hvernig það geti virkað, verður að metast út frá greiningu núverandi veikleika. Skoða þarf vel hvort að nýtt skipulag sé líklegt til að laga veikleikana. Og ekki aðeins svara því lauslega heldur færa fyrir því rök til að sannreyna líkindi þess að skipulagið taki á núverandi veikleikum.

Kjarni málsins er því sá að þrjár lykilspurningar mynda skýran mælikvarða sem hægt er að leggja ofan á sérhverja hugmynd að nýju skipulagi; styður tillagan við stefnuna, gætir hún að því sem vel er gert í dag, og er líklegt að hún lagi veikleika sem greindir hafa verið. Skýr mælikvarði er forsenda þess að hægt sé að meta fýsileika ólíkra hugmynda að nýju skipulagi og draga þannig úr líkum þess að umræðan verði út og suður.

Þórður Sverrisson
© Capacent/Þórður Sverrisson